À mesure que votre entreprise se développe, vous constatez que la gestion des achats devient de plus en plus complexe.
Heureusement, il existe un certain nombre d’excellentes solutions logicielles de gestion des achats pour vous aider à garder une trace de tout. Dans cet article, nous allons examiner quatre des meilleures options disponibles aujourd’hui en 2022 pour bien préparer la rentrée et l’année 2023 qui arrive vite.
Les marchés publics ont considérablement évolué au cours de la dernière décennie. Il ne s’agit plus d’une fonction centrée sur les services, exécutée à l’aide de feuilles de calcul et de formulaires papier. La gestion des achats a commencé à prendre un rôle extrêmement stratégique, et la technologie est au cœur de cette évolution.
La gestion des achats dans les sociétés d’ici 2025
Ces solutions de gestion des achats alimentées par la technologie offrent aux organisations plus d’informations que jamais, ce qui les aide à prendre des décisions d’achat fondées sur des données. Le groupe Gartner prévoit que plus de 50 % des entreprises auront déployé des solutions de gestion des achats par le cloud d’ici 2025. Au cours de la dernière décennie, les solutions d’approvisionnement et d’achat en ligne basées sur le modèle SaaS ont pris le pas sur leurs homologues sur site.
Les entreprises ont commencé à adopter les solutions logicielles d’approvisionnement en ligne (Procure to pay) basées sur le cloud, car elles automatisent et rationalisent rapidement le processus d’approvisionnement et de règlement. Il existe un certain nombre de plateformes d’approvisionnement qui s’adressent aux organisations de toutes tailles. Mais la meilleure solution d’approvisionnement pour toute organisation est très spécifique aux exigences et au potentiel de l’organisation.
Afin de vous aider à déterminer quelles solutions logicielles de gestion des achats sont les plus adaptées à vos besoins, nous avons établi une liste des 4 meilleures solutions de gestion des achats qui vous permettront de gérer efficacement vos achats. Notre liste comprend des solutions logicielles allant des applications de demandes d’achat aux systèmes d’approbation des contrats et de rapprochement des documents.
Les 4 meilleures solutions Procure-to-Pay
Au départ, les solutions de gestion des achats n’étaient qu’une extension des outils ERP et des systèmes comptables archaïques. Au début des années 1990, il s’agissait principalement de solutions sur site dotées d’une poignée de fonctionnalités qui assuraient la « facilité d’utilisation ». Les fournisseurs de solutions logicielles d’approvisionnement et de paiement répertoriés ici appartiennent au modèle de fourniture en cloud qui s’applique aujourd’hui à l’approvisionnement.
SAP Ariba la meilleur solution
Le climat géopolitique actuel est complexe et plus volatile que jamais. Nous pouvons désormais voir à l’œil nu les perturbations causées par le COVID-19 dans le monde entier et les immenses pressions qu’il a exercées et continuera d’exercer dans un avenir prévisible sur la chaîne d’approvisionnement mondiale et l’économie.
En tant que professionnels des achats, nous assistons à un véritable changement dans la façon dont nous considérons le besoin de logiciels, qu’il s’agisse d’un système d’approvisionnement ou d’un système entièrement intégré. Nous entendons des mots à la mode sur le cloud (« dans le cloud », « solution cloud entièrement intégrée » qui fait X et Y), et bien d’autres mots qui ne répondent pas vraiment à des questions fondamentales telles que : qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Et comment les entreprises peuvent-elles en tirer profit alors qu’elles sont confrontées à une pression énorme pour réduire les coûts, accroître l’efficacité et mettre en œuvre de nouvelles méthodes de collaboration dans un monde gravement touché par une pandémie ?
Dans un monde en pleine mutation, les logiciels doivent faciliter les idées et la collaboration au-delà de l’infrastructure ERP locale traditionnelle. Il s’agit d’un changement profond et tourné vers l’avenir dans la manière dont les systèmes d’approvisionnement doivent fonctionner – au-delà du pare-feu local et dans les clouds. Nous avons coché le processus d’approvisionnement local ou papier du point de vue du système de processus de gestion de bout en bout – mais ce que nous devons savoir maintenant, c’est ce que ce système d’approvisionnement fait pour nous en facilitant l’expérience humaine. Ce changement est ce qui différenciera SAP de ses concurrents, et je pense que SAP en a déjà la capacité. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.
Dès les premiers jours, SAP a été très agressif avec sa stratégie d’approvisionnement dans le cloud, avec des acquisitions importantes dans ce domaine. SAP a acheté Ariba en 2012, puis a complété son offre en ajoutant FieldGlass la même année, et enfin a acheté Concur en 2014. En toute honnêteté, la liste des acquisitions et la stratégie de SAP mériteraient un article à part entière. Si vous souhaitez en savoir plus sur les acquisitions de SAP, cliquez ici.
Precoro Software
Precoro est un logiciel d’achat basé sur le cloud qui rationalise les processus d’approvisionnement pour les PME et les entreprises. Ses principales fonctionnalités comprennent la création et la livraison de bons de commande, les commandes groupées, l’analyse visuelle des dépenses par service, la facturation, la budgétisation en temps réel, la réception, la correspondance tripartite et la gestion du catalogue avec des liens vers les produits.
Precoro offre un large éventail de fonctionnalités, notamment des intégrations avec NetSuite et Quickbooks, et une API gratuite. Les utilisateurs bénéficient également d’une sécurité totale grâce au SSO et à une authentification fiable à 2 facteurs, et gagnent en transparence sur le processus d’approvisionnement grâce à des rapports automatisés.
Precoro permet aux utilisateurs de :
- Créer des demandes d’achat, définir un routage d’approbation automatisé, et recevoir des bons de commande.
- Stocker les informations sur les fournisseurs, y compris les adresses, les informations de contact et les conditions de paiement.
- Visualiser l’état général des dépenses pour tous les bons de commande grâce au tableau de bord en temps réel de Precoro.
- Suivez toutes les dépenses d’un seul coup d’œil, filtrez les rapports visuels par départements et projets.
- Créer et gérer des listes de produits des fournisseurs.
- Gardez toutes les informations en un seul endroit ; suivez les demandes, les approbations, les budgets et les commandes.
- *Définissez les dates d’échéance des demandes en fonction de leurs priorités.
Prix du logiciel Precoro
Le prix de Precoro commence à 35,00 € par utilisateur et par mois. Un essai gratuit de 14 jours est disponible. Le paiement est facturé par utilisateur par mois et facturé annuellement. Pour ≤ 20 – 35 €/mois par utilisateur Pour > 20 utilisateurs – contactez Precoro directement Ne payez que pour le nombre d’utilisateurs et bénéficiez d’un accès complet à la plateforme sans frais cachés. Toutes les fonctionnalités sont disponibles dans tous les plans, ainsi que des mises à jour à vie et une assistance 24/7 sur laquelle vous pouvez compter. Chaque semaine, vous aurez accès aux nouvelles mises à jour et aux versions en cours. Toutes les fonctionnalités sont conçues en fonction des commentaires des clients, ce qui vous permettra d’influer sur le développement des produits. En outre, vous pourrez bénéficier à tout moment des conseils de nos experts en matière d’approvisionnement.
Kissflow Procurement cloud
Simplifiez votre processus d’approvisionnement et de paiement avec Kissflow Procurement Cloud.
Pour trouver la bonne solution de gestion des achats, les entreprises doivent déterminer et comprendre les exigences de leur processus, puis trouver une solution qui y correspond. Les plateformes d’approvisionnement par le cloud permettent aux entreprises d’automatiser et de rationaliser les activités d’achat dans de nombreux secteurs verticaux.
Kissflow Procurement Cloud est une solution numérique d’approvisionnement et de paiement qui permet aux entreprises de prendre le contrôle des fonctions d’approvisionnement essentielles. Elle peut être connectée à un certain nombre d’autres applications et logiciels par l’intégration d’API.
En fonction de vos besoins, Kissflow peut être utilisé pour des tâches de base comme la saisie des dépenses de l’organisation, la gestion des contrats, etc. ou pour des tâches plus importantes comme l’analyse des dépenses, l’optimisation du sourcing, l’atténuation des risques, la gestion des fournisseurs, etc.
Solution de demande d’achat, qu’est ce que c’est ?
Les solutions de demande d’achat aident les entreprises à créer et à traiter les demandes d’achat, à obtenir les approbations nécessaires et à envoyer les demandes d’achat au service des achats.
Les solutions de demande d’achat permettent aux entreprises de suivre facilement le statut d’une demande d’achat tout au long du cycle d’approvisionnement. Cela se fait grâce à des fonctionnalités telles que les formulaires fluides, qui vous aident à capturer, approuver et suivre les demandes d’achat.
Solution pour les bons de commande
Les solutions de bons de commande aident les entreprises à traiter les demandes d’achat, à créer des bons de commande, à obtenir l’approbation des bons de commande et à envoyer les bons de commande aux fournisseurs. Vous pouvez émettre des bons de commande et générer des commandes automatiquement à partir de demandes d’achat approuvées.
Les solutions de bons de commande permettent aux entreprises de suivre facilement le statut d’un bon de commande tout au long du cycle d’approvisionnement et de paiement.
À tout moment, les entreprises peuvent savoir instantanément :
- Les demandes d’achat et les commandes en cours de traitement
- la liste des commandes passées aux fournisseurs
- Le coût et les conditions d’achat convenus
- le statut de la commande
- le délai approximatif de livraison
Les logiciels d’approvisionnement basés sur le cloud comme Kissflow Procurement Cloud permettent aux parties prenantes de gérer leur processus d’approvisionnement même lorsqu’elles sont en déplacement.
Gestion des fournisseurs
Les solutions de gestion des fournisseurs transforment la façon dont les organisations travaillent avec les fournisseurs. Elles empêchent l’exposition des informations confidentielles des fournisseurs et offrent une grande visibilité sur les données et les performances des fournisseurs. Ces données cohérentes et précises sur les fournisseurs peuvent être analysées pour prendre des décisions stratégiques en matière de sourcing et d’approvisionnement.
Les équipes chargées des achats peuvent intégrer, maintenir et gérer les fournisseurs à l’aide d’un outil complet et facile à utiliser.
En outre, les solutions purchase-to-pay permettent de suivre tous les aspects de la performance des fournisseurs et des obligations contractuelles, comme les délais de livraison, la qualité du produit/service, etc. Les flux de travail automatisés et les processus basés sur des règles garantissent la conformité et déclenchent des signaux d’alarme en cas de non-respect de la politique.
Gestion de la facturation
Les solutions de gestion des factures traitent, approuvent et stockent les factures en toute sécurité. Le traitement basé sur des règles se charge de l’acheminement et de la correspondance des factures avec les reçus de commande et les bons de commande correspondants. Vous pouvez approuver vos factures en déplacement et effectuer une triple correspondance rapide.
Les solutions modernes d’approvisionnement et de paiement sont capables de gérer les exceptions telles que les frais d’expédition et les taxes qui ne sont pas représentés dans une commande. Si les bons de commande et les demandes d’achat n’ont pas été émis ou si certaines informations ne correspondent pas au bon de commande pré-approuvé, le système envoie une notification à toutes les parties prenantes importantes du processus.
Déjà voyons la définition d’un procure to pay et ce que ca représente.
Qu’est ce qu’un logiciel de Procure To Pay
Un logiciel d’approvisionnement gère tous les aspects du processus d’approvisionnement d’une entreprise, ce qui inclut les demandes, les achats, la réception, le paiement et la comptabilisation correcte des biens et services reçus. Il y a peu de différence entre un logiciel d’approvisionnement et ce logiciel, car ils fournissent tous deux les fonctionnalités nécessaires pour gérer un processus d’approvisionnement.
On peut dire qu’un logiciel d’approvisionnement est davantage une solution « de bout en bout » qui va un peu plus loin qu’un logiciel d’approvisionnement électronique. En effet, le logiciel de gestion des achats est connu pour être le lien entre le service des achats et le service des comptes fournisseurs. Ce lien peut fournir une analyse des dépenses sur les habitudes d’achat de votre entreprise, ce qui permettra d’améliorer le flux de trésorerie.
Qu’est ce que le Purchase To Pay
L’achat contre paiement est un autre terme pour l’approvisionnement contre paiement ou P2P. Il couvre l’ensemble du processus, de la commande au paiement des biens ou des services.
Qu’est ce que le Source To Pay ou S2P ?
Également connu sous le nom de S2P, le source to pay est le processus par lequel les organisations passent pour se procurer, commander et payer des biens et des services. Le processus source-to-pay comprend toutes les étapes, depuis le sourcing stratégique et le cycle de vie du contrat jusqu’à l’approvisionnement, la gestion des factures, le traitement des paiements, etc.
Ce modèle est conçu pour les organisations ayant des besoins complexes en matière d’approvisionnement, qui nécessitent une fonction de sourcing dédiée.
L’automatisation du processus source-to-pay offre plusieurs avantages, notamment la visibilité des dépenses, l’atténuation des risques de la chaîne d’approvisionnement et l’amélioration des niveaux de productivité.
Les termes « Procure to Pay » et « Purchase to Pay » désignent le même processus. Il s’agit simplement de noms différents pour désigner la même chose.
Principales caractéristiques que doit offrir votre solution d’achat
Les solutions de gestion des achats ne sont plus les systèmes archaïques et disparates qu’elles étaient auparavant. Elles adoptent la numérisation de l’approvisionnement à un rythme rapide pour reproduire et remplacer les fonctionnalités des systèmes traditionnels. Voici une liste des caractéristiques que vous devez rechercher dans votre solution numérique P2P :
- Tableaux de bord intelligents
Personnalisez le contenu d’un tableau de bord en fonction du rôle ou du profil de l’utilisateur. - Correspondance à trois voies
Faites correspondre automatiquement les factures avec les commandes et les demandes d’achat correspondantes. - Analyse en temps réel
Extrayez des informations précieuses des données disponibles à l’aide de rapports visuels. - Flux de travail dynamiques
Acheminez les documents vers des étapes ou des utilisateurs spécifiques en fonction de règles prédéfinies. - Compatibilité mobile
Permettez aux parties prenantes de gérer leurs processus d’achat à paiement en déplacement. - Intégrations
Connectez votre cloud d’approvisionnement à d’autres systèmes logiciels financiers essentiels.
Je suis Ludovic, le responsable d’everydevel.com. Je suis un passionné d’informatique et j’adore les nouvelles technologies. J’ai commencé ce blog pour partager mes connaissances avec d’autres personnes qui aiment autant que moi les gadgets high-tech. Mon objectif est de faire d’Everydevel.com la meilleure source d’information sur l’actualité informatique.
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